レッスンスケジュール管理

営業しなくても生徒が集まらなくはない。どうも7人くらいまでは、そこで暮らしていたコネで生徒は集まるらしい。それくらいがちょうどいい。っていうなら、それでやって行けばいい。

生徒数がふた桁つまりは10人超えたら急に大変になるのが、スケジュール管理。ピアノレッスンは原則個人レッスンなので、ひとクラス何人もレッスン受ける形態の教室ならば、何曜日の何時から何時までは初心者クラス、次が中級クラスみたいなクラス分けを最初にして、新入会の生徒は時間の都合と習熟度で入るクラスを決めるので、教室運営側がクラスを増やすわけではない。

だが、個人レッスンのピアノは入会者がいればその都度クラスが増えるシステムになっている。4人か5人の生徒でやってるうちは経済的自立には程遠いにしてもスケジュール管理に悩むことはなかった。

それくらいの人数ならば、レッスン日レッスン時間から習熟度やレッスン曲は覚えてられる。

わたしは生徒数がふた桁に達した頃からスケジュール管理には手帳だけでなく、ピアノレッスンカルテを使ってきた。


これです。


他にはレッスン手帳2021がスケジュール管理にはお勧め。一時使ってたことあるが、これは字が細かすぎて目の玉が痛くなったのでやめた。

外観はこっちのほうがお洒落だし、持ち歩くことが出来るので来季から(生徒がふえたら)併用して使うつもり。

また、生徒が増えると、何が怖い。って、スケジュール管理が杜撰だとダブルブッキングしてしまいそうで、怖い。

誰がその教材を使っているかまでは把握出来ても、どこまで終わらせたかは「どこだった??」状態になりかねない。

したがって、。

ここに記録する。

各自の生徒カードに進捗状況を記入する。

こっちが生徒プロフィール。

各生徒カードだけれど、発表会に載せるための正確な氏名と読み、そして学年、年齢(大人の生徒は未記入でも可)非常連絡先、これはわたしがインフルエンザにでもなった時の急な休講の時の、連絡用。

以外は、記入の強要はしません。

かつては、ピアノ習いに来た生徒に家族全員のプロフィールから、他の習い事の詳細、学校とその担任名、保護者の職業から年収まで生徒台帳に記入して管理した。っていう強者もいたけれど、まさか2021世紀になった現在、ピアノのレッスンではそのようなプライバシー保護を文字通り反故にするような真似は(少なくともわたしは)いたしません。

生徒さんやその保護者の方との通信手段は、ふた月に1回くらい出している教室のお知らせで、わたしのスマホのメールアドレス載せますので、メールかLINEで行っております。もちろん、家電に連絡してくれる生徒さんもいます。

画像が横向きになってわかりにくいですが、ここにひと月のレッスンスケジュール記入します。

このレッスンスケジュール表、普通ピアノレッスンは午後から行われることを考慮して、午後からのタイムスケジュールが30分おきになってます。

うちも、午前が多少混んでいるのは土日だけで、平日午前はたまに大人の生徒さんが入るくらいです。

ここに曜日を書き込んで、先月末にわかる限りのレッスンスケジュールを記入。その後、レッスンのある時間を色鉛筆でわたしは塗ります。視覚的にとてもわかりやすくなります。

美容院や歯医者の予約も(ダブルブッキング避けるために)記入します。間違ってダブルブッキングしてしまったら、仕方ないので美容院、歯医者の方はキャンセルします。

講習会や趣味の習い事やお出かけの予定があればそれもわかる限り記入します。

更に、このような棚みたいな表見てると月始めや、終わりならともかく本日何月何日の段がわからなくなりかねないので、その日のレッスン予定が全て終了した時点で赤鉛筆で矢印の横線を引きます。

つまり、赤鉛筆の線の下が当日ということになります。

これで、体験レッスンの申し込みが来たときには、何処に空きがあるかひと目でわかるようになります。

わたしはこのような感じでレッスンスケジュールを管理しております。

参考になれば幸いです。

ピアノレッスンカルテ年度初め

9月はうちの教室の年度初め、9月が年度初めなのは何も外国の学校を見習ったわけではなく、このピアノレッスンカルテで教室の管理を行い始めたのが9月だったからだ。

このレッスンカルテは1年で満期となる。したがって翌年には新たなレッスンカルテを購入することになる。


これです。

だが、今までつまり2020年の8月までは主に使っていたのは、文字通りレッスンカルテの部分、出席と月謝納入欄そして、パーソナルデータとその裏にレッスンの記録を記入していく。

出欠と、月謝の納入チェック欄そしてこの左側に生徒の氏名の1欄がある。

わたしはあっという間にマシンが計算をしてくれるExcelで出納は管理しているが、この名簿と出欠のページは大変重宝しております。今まではこれのためにこのピアノレッスンカルテ購入していました。

パーソナルデータですが、プライバシーのこともあるので、必要最低限度のことしか記入しません。

めいっぱい使うのはこの、裏面のレッスンの記録どこまでレッスンして宿題はどの曲、次の週から始めたいこと等を記入。これは役にたちます。

それ以外の、スケジュールはわたしはレッスン手帳を使っていたのだけれど、今年度はやめました。主に週間の時間割を記入していたのだけれど、スケジュール帳を兼ねた手帳はたけいみきさんの可愛い(•’╻’• ۶)۶手帳2021年用に購入した(^-^)


これです。2020年の10月から使えて、2022年のカレンダーまで載ってます。大体のスケジュール管理はこの手帳で行って、詳しいレッスンスケジュールはやはりピアノレッスンカルテを使うことにしました。

ちゃんと31日まで12ヶ月分揃ってます。

ここに1日から曜日を入れて、マス目に生徒名を記入して、まずは1ヶ月分のレッスンの流れをチェック。欠席振替の連絡が入った時も、多分1週間ごとの目録より管理しやすいと思う。

午前の生徒の分の欄が少ないのだが、ご多分にもれずうちだって午前の生徒は何人かの大人と、土曜の午前くらいしかレッスンはない。

その他の、行動のスケジュールも記入する。ひと月一目瞭然。

そして、発表会についてもこのピアノレッスンカルテで管理していくことに決定、ExcelはExcelで便利だけれど、なにアナログをなめんなよ。紙媒体のほうが面倒でなくていい場面も多い。

6ヶ月前からのスケジュールを記入する。もちろん3ヶ月前からというのも別にある。

なんとなく、あの頃になったらこれやろうかな?!と、思ってるから時間のロスが増えるのだ。これに、いつ何をするか1ヶ月のレッスンスケジュールと合わせて管理する。

いつ花屋に行く、いつ発表会費を徴収するか決める。記念品の発注はこの日までにする。プログラムの試作はいつまで、最終決定のプログラムはどこまでに作ってみんなに渡す。ビデオ、写真の手配はいつまでにする。

これで今年こそは訳も分からず忙しい状態から解放されるのだ。

誰が何を弾くか決まり次第ここに記入。

これはプログラム制作に役に立つ。ちなみにうちはわたしがwordでプログラムは作っております。

今回からはこれでしっかり管理する。発表会の経費のこと。

これもExcelはExcelで管理するが、こっちのほうが直感的にわかりやすい。これが記入欄のAのほう。

ちゃんと付箋貼りましたよ。あら、出金もうしたのに記入してない。早速しますわ。

発表会は必ず赤字を出さないようにして、かつここから夏の発表会の会場費を負担するのだから、そこのところも引き締めてやっていきましょう。

また、このピアノレッスンカルテでうちにはあまり出る幕がないのが、FAX用紙。mail、ショートメール、LINEでやり取りしているとFAXでのやりとりは全然このところしていない。

だが、このFAX用紙捨てたもんじゃないと思いますよ。未だに家電だけを連絡手段にしている講師にはとても重宝すると思う。

ええ、わたしの所属する研究会では未だに電話連絡網という家電の連絡手段を活用中ですから。

では、年度初めの2020年9月まであと14日、この年度が実り多い年でありますように。

ピアノ教室新年度

ピアノレッスンにも新年度はある。始業式を行うわけでも、今年度の目標はこれです。目標に向けて頑張りましょう。

みたいな、セレモニーを行うわけではなく、音もなく8月から9月に移行するだけ。けれども、わたしは9月を教室の新年度としている。

9月始まりがグローバルスタンダードだからという訳でもなく、それは単にうちの教室の生徒が10人を超えた頃から市販のフツーの手帳では管理が難しくなってきた。なにかいい管理グッズがないものかと探したところ、ピアノレッスンカルテが目にとまる。

そしてこれを使い始めたのが9月だった。1冊1年分なので8月で終る。そして9月から新しいピアノレッスンカルテのスタートとなる。

なので、9月始まりはわたしの管理上の問題だけで9月始まりに向けて大幅に生徒募集するとか、退会したい人も出来るだけ8月まで続けてくださいね。ってことにはならない。

だいたい8月は帰省や旅行で1ヶ月休む生徒は多い。ならば、卒業は7月かインターナショナルスクールの如く6月の始めになるか。そんなことはない。入会も卒業も何時の時期でもOKです。


これです。うちくらいの規模の教室には丁度いい。生徒名簿は20人分カルテはそれより少ないかな?それじゃ、生徒が100人になったら5冊も必要じゃないよ!だが、普通うちの規模と設備では20人分くらいがいいのだ。これ以上は増えそうもなく、また100人も入会希望者が来たら、もうこの家で教室を運営するのは諦める。別物件借りるか買うかします。

一時20人超えた時には100人まで管理できるというレッスン手帳一時購入したが、これ行が狭くて字が細かくて目玉が痛くなってきた。しまいに頭痛がしてきそうになったので眼鏡が必要となる。

まぁ、生徒が30人くらいになったら100人管理版に替えるかも知れないが、今年9月の年度からはこれで管理をする予定。

わたしはあんまり使わないのだけれど、年間予定表から月間予表。発表会の曲目欄から経費欄、簡単な教室出納帳まで完備。

だが!わたしはあんまり使わない。とはもう言うのは辞める。9月からは使う。今は教室の出納はエクセルで管理しているが、ちゃんと2重3重に管理するのだ。確定申告するときに苦労しなくてすむ。

年間月間の予定もちゃんと記入して、生活習慣そのものを検めるのだ。このようにスタジオラッキーキャットの音楽教室元気に稼働中です。

新入会はいつでも歓迎(*^_^*)20人超えたってわたしは少しもビクついたりいたしません。生徒募集中です♫

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